De hoofdlijn van deze terugblik in de jaarrekening van 2021 is dat het programma bedrijfsvoering binnen de financiële kaders is gebleven en dat de gestelde doelstellingen zijn behaald. Het financiële en inhoudelijke beeld is hiermee dan ook in lijn met het beeld dat is afgegeven tijdens de FinRap 2021. Dit kan worden gezien als een prestatie gelet op de bijzondere context van het afgelopen jaar dat zeker ook iets extra's heeft gevraagd van de ondersteuning vanuit bedrijfsvoering.
In 2021 hebben we de stapsgewijze verbetering van onze bedrijfsvoering voortgezet en op diverse onderdelen een volgende professionaliseringsslag gemaakt. Het flexibel inrichten en doorontwikkelen van de bedrijfsvoering in aansluiting op de inhoudelijk programma's is noodzakelijk om snel en adequaat te reageren op veranderingen en de gezamenlijk doelen te realiseren.
In 2021 hebben we de doornontwikkeling opnieuw vormgegeven langs de drie programmalijnen van onze bedrijfsvoering:
1. De benodigde digitale transformatie van bedrijfsvoeringsdisciplines om producten en diensten volgens de moderne digitale standaard te leveren en/of de diverse samenwerkingen (digitaal) te faciliteren;
2. Het beheer en de kwaliteit van data als fundament voor sturing, dienstverlening enom hier de benodigde stuurinformatie uit te destilleren om doelmatigheid binnen de programma's te realiseren. Dit uiteraard met voldoende oog voor privacy en informatieveiligheid;
3. De mens en organisatie; de werkprincipes en organisatielijnen met hierbij de juiste persoon op de juiste plaats en de bijbehorende doorontwikkeling van gevraagde kennis en vaardigheden en de organisatie.
De inhoud verandert, Bedrijfsvoering verandert mee: Sturing langs de drie programmalijnen en de hierin aangemerkte prioritaire opgaven.
Op deze drie programmalijnen zijn een aantal prioritaire bedrijfsvoeringsopgaven aangewezen waaraan is gewerkt om de bedrijfsvoering verder toekomstbestendig te maken. Ook in 2021 heeft voorop gestaan dat de bedrijfsvoering de inhoudelijke programma's in staat moet stellen om de gestelde doelen voor burgers, ondernemers en ketenpartners te bereiken. Aan de hand van de programmalijnen zullen we reflecteren op de doelstellingen en de nog resterende aandachtspunten die we meenemen naar 2022 en verder.
Wat hebben we daarvoor gedaan en bereikt?
1. Programmalijn Digitale transformatie
Er zijn verschillende en in het afgelopen jaar ook meer in samenhang ingezette interventies gedaan om de benodigde digitale transformatie te realiseren.
- De digitale basis is doorontwikkeld en er zijn systeem en applicatietechnische verbeteringen doorgevoerd naast aandacht voor bewustwording en training op het gebied van digitale vaardigheden. Bijvoorbeeld op het vlak van informatieveiligheid, privacy, informatiebeheer en digitale bewustwording.
De benodigde doorontwikkeling om informatiegestuurd te gaan werken is meerjarig en zal ook in 2022 integraal langs deze sporen en met aandacht voor de randvoorwaardelijke vereisten worden doorgezet.
Naast deze generieke aanpak en doorontwikkeling is voor deze programmalijn de volgende greep van inspanningen en resultaten van belang:
- De facilitering van de digitale werkplek is in 2021 (na versnelde uitrol in 2020) verder gemoderniseerd en voor het nog beter op Informatiemanagement Projecten is de methodiek van portfoliomanagement geïmplementeerd
- De ingezette ontwikkeling op het gebied van Business Intelligence heeft in 2021 informatie en data verder ontsloten en concrete stuurinformatie en nieuwe dashboards opgeleverd. (Bijvoorbeeld op de gebieden Relatiemanagers sociaal domein, Omgevingswet, Financiën, P&O en datakwaliteit). Hier blijven we tegen de uitdaging aanlopen dat er een grote behoefte op de verschillende domeinen aanwezig is aan stuurinformatie en datagestuurd werken wat voor een de spanning op de capaciteit en middelen zorgt en wat continu vraagt om focus en prioriteren. Ook bij (regionale) projecten zoals Sturing en Inkoop Sociaal Domein is bedrijfsvoering en specifiek informatiemanagement inmiddels goed vertegenwoordigd.
- In 2021 is opnieuw bij de begrotingsbehandeling een geactualiseerde set van programma indicatoren opgeleverd na afstemming met de auditcommissie. Hier zullen we samen naast de doorontwikkeling van de set programma indicatoren ook in 2022 nadere aandacht moeten hebben voor de beschikbaarheid van actuele gegevens om de voortgang op de indicatoren te meten en verantwoorden.
- Op het gebied van informatieveiligheid is het beleidskader back-up en recovery opgesteld en is uitvoering gegeven aan het informatieveiligheidsplan. Daarnaast is er conform planning een self-audit uitgevoerd en heeft er een specifieke audit op de back-ups plaatsgevonden waarvan de opvolging ook naar 2022 zal overlopen.
- Er is in 2021 vanwege de digitale transformatie ook zorg en aandacht geweest voor privacy (uitvoering privacy beleidsplan). In 2021 hebben we opnieuw hebben we gemerkt dat door verhoogde bewustwording van medewerkers er meer meldingen zijn en advies wordt gevraagd op informatieveiligheid en privacy kwesties. Dit hebben we kunnen managen via de vastgestelde procedures (bv privacy reglement werknemers en beoordelingen van gegevensverwerkingen) en maar zorgt voor spanning tussen regulier werk en doorontwikkeling. Het bijbehorende integrale monitorings- en verantwoordingsplan is nog niet afgerond in 2021, dit zal in 2022 aan uw raad worden aangeboden.
2. Programmalijn Beheer en kwaliteit van data
De diversiteit aan informatiestromen groeit, in brede zin hebben we ons informatiebeheer verder op orde moeten brengen en houden. Denk hierbij naast het beheer en de kwaliteit van data, specifiek aan dossiervorming en archivering.
- In 2021 zijn er diverse interventies ingezet ter verbetering van de kaders, processen en techniek behorende bij archivering en informatiebeheer. Hierbij kunt u denken aan het opstellen van een normenkader voor informatiebeheer, audits op informatiebeheer en de doorontwikkeling van een eigen E-depot voorziening om digitale archivering volgens de wet integraal uit te voeren. Tevens en zijn alle achterstanden bij het digitaliseren van het analoge archief weggewerkt. De voorgenomen doelen zijn gerealiseerd waarbij we moeten opmerken dat de implementatie van de digitale handtekening nog niet zo breed is uitgerold als we zouden willen vanwege technische en juridische complicaties.
- Ook in 2021 hebben we ons gefocust op het verder herbruikbaar en toegankelijk maken en houden van onze data voor de samenleving. Hierbij hebben we onder andere rekening gehouden met nieuwe wetgeving en zijn we bezig geweest met het implementeren van de wet Wet Open Overheid en de Wet Elektronische Publicatie wat meerjarig zijn effect zal hebben.
We hebben ons content managementsysteem gemigreerd voor het beheer van de hoofdwebsite, oplevering zal overlopen naar begin 2022. Verder is de verdere reductie van gemeentelijke website doorgezet en gewerkt aan de toegankelijkheid van informatie en eenduidigheid.
- We hebben stappen gezet in de organisatiebrede verbetering van onze datakwaliteit en de bijbehorende interne GEO-organisatie achter een groot gedeelte van deze data. Denk hierbij aan de kwaliteit van onze Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) of Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT). De organisatie en planning die we in 2021 hebben vormgegeven heeft de goedkeuring gekregen zowel het kadaster als de provincie en wekken vertrouwen. In 2021 hebben we de scores op de kwaliteitsnormen nader gemonitord en deze bevestigen de stijgende lijn. Dit zal in 2022 moeten resulteren in beter uitkomsten op de kwaliteitsnormen van de wettelijke ENSIA-audit die landelijk en ook voor Venlo wordt uitgevoerd.
3. Programmalijn Mens en Organisatie
De geschetste dynamiek in de omgevingsanalyse en de programma’s stellen hoge eisen en vragen een doorontwikkeling van de ambtelijke organisatie. Ondanks alle beperkingen is er in 2021 geïnvesteerd in de ontwikkeling van mens en organisatie. Dit uit zich in “harde” aspecten van systemen, applicaties en processen, zoals in de vorige twee paragrafen omschreven en “zachtere” aspecten als gewenste houding en gedrag, vaardigheden en de juiste persoon op de juiste plek.
Concreter zijn er voor 2021 de volgende relevante onderdelen te benoemen:
- De nieuwe besturingsfilosofie is in 2020 vastgesteld en in 2021 zijn we deze gaan borgen aan de hand van een adoptiestrategie. Dit is het strategisch kader voor het college en de directie om de organisatie aan te sturen en het geeft medewerkers in de praktijk richting in de wijze waarop zij hun werk doen.
- Voor een goed lopende ambtelijke organisatie zijn we vanuit de bedrijfsvoering ook in 2021 druk doende geweest met het stroomlijnen van de P&C Cyclus en doorontwikkeling van de monitoring met een integrale auditkalender en meer actuele stuurinformatie. Hier hebben de in 2021 ingezette verbeteringen in de dashboards, de P&C Gids en het nader afstemmen van de interne sturingsinstrumenten zoals verantwoordingsgesprekken en teamplannen aan de externe instrumenten aan bijgedragen. Dit is een continue proces en zal terugkeren in 2022.
- HR- instrumentarium. De doorontwikkeling en bijstelling van HR-instrumenten is doorgezet. In 2021 zijn er inspanningen geweest op het gebied van vitaliteit, personeelsplanning en de HR gesprekscyclus. In de overloop naar 2022 zal er echter nog meer aandacht moeten zijn voor permanente educatie en het versterken van de arbeidsmarktpositie.
- Een management development programma voor teamleiders met bijzondere aandacht voor integraal leidinggeven, het samenspel met directie en programma-managers en het leidinggeven op afstand ten tijde van de corona-pandemie.
Rechtmatigheidsverantwoording (zie tevens bijlage)
Vanaf het verslagjaar 2022 moet het College van Burgemeester & Wethouders expliciet een rechtmatigheidsverantwoording opnemen in de jaarrekening. Ter voorbereiding hierop alsmede het meer in control komen van onze organisatie ronden we de in 2021 doorgezette voorbereiding af met een passende en geborgde rechtmatigheidsverantwoording in 2022. Op basis van de ingezette koers kunnen wij reeds bij de jaarstukken 2021 een rechtmatigheidsverantwoording afgeven. Hiermee lopen we voor op de wettelijke verplichting over het boekjaar 2022.
De routekaart om te komen tot de rechtmatigheidsverantwoording is afgestemd met onze accountant. De voortgang in dit traject is door de accountant beoordeeld en hierover is positief gerapporteerd in de managementletter.
Over het boekjaar 2021 hebben wij diverse werkzaamheden verricht om een oordeel te kunnen geven over de financiële rechtmatigheid. Hierbij hebben wij een verantwoordingsgrens van 1% van de lasten gehanteerd, zijnde € 4.553.000. Op grond van de uitgevoerde werkzaamheden zijn wij van mening dat de geconstateerde afwijkingen gering zijn en kleiner zijn dan de verantwoordingsgrens. De bevindingen zijn afgestemd met de accountant.
Vanuit de controle hebben wij op twee gebieden rechtmatigheidsafwijkingen geconstateerd, namelijk:
- Naleving van de Europese aanbestedingsregels: voor een bedrag van afgerond € 1,5 miljoen zijn de Europese aanbestedingsregels niet nageleefd en voor een bedrag van € 0,4 miljoen is sprake van een onzekerheid;
- Uitkering participatiewet: bij de controle van uitkering participatiewet hebben wij een afwijking geconstateerd. Deze afwijking leidt tot een geëxtrapoleerde onzekerheid van € 0,6 miljoen.
De geconstateerde afwijkingen hebben geleid tot bijsturingsmaatregelen die al deels zijn geëffectueerd.
Voor de rechtmatigheidsverantwoording 2021 verwijzen wij u naar bijlage.