Sinds 2019 wordt de interne doorwerking van de aanbevelingen van de onderzoeken van de rekenkamercommissie, gericht aan ons als college, periodiek gemonitord. Op twee momenten in de P&C-cyclus wordt deze monitoring vastgelegd, te weten in de jaarrekening en de begroting. In de begroting kijken wij vooruit en rapporteren we over het onderzoeksprogramma van de rekenkamercommissie voor het komende jaar. In de jaarrekening kijken wij terug op welke rekenkamercommissieonderzoeken het afgelopen jaar hebben plaatsgevonden en wat de stand van zaken van de interne doorwerking van de aanbevelingen is.
Om het proces van de interne doorwerking van de aanbevelingen goed te stroomlijnen, is in 2021 een intern proces ingericht en vastgelegd, waarbij taken, rollen en verantwoordelijken zijn belegd. Zo wordt er na publicatie van een rekenkameronderzoek een plan van aanpak opgesteld met acties, planning en deadlines die nodig zijn om de aanbevelingen op te volgen en te borgen in de organisatie. Tijdens de kwartaalgesprekken tussen directie, teamleider en programmamanager wordt de stand van zaken van de interne doorwerking van de aanbevelingen periodiek gemonitord en vindt, indien nodig, bijsturing plaats.
Op uitnodiging van de griffie wordt twee keer per jaar, door de concerncontroller en de businesscontroller, een toelichting in de auditcommissie gegeven op de voortgang van de interne doorwerking van de aanbevelingen van de rekenkamercommissieonderzoeken.
In deze paragraaf wordt gerapporteerd over de volgende rekenkamercommissieonderzoeken:
- Onderzoek 'Arbeidsmarktbeleid in Venlo - een analyse van de arbeidsmarkt, het gemeentelijk beleid en het instrumentarium' (publicatie juli 2020, oordeelsvormende raadsvergadering 9 september 2020)
- Onderzoek ‘Nieuw woonbeleid in Venlo. Wat gaat goed, Wat kan beter?’ (publicatie maart 2021, besluitvormende raadsvergadering 28 april 2021)
- Rekenkamerbrief ‘Onderzoek naar meldingen openbare ruimte (MOR): Venlo vergeleken met andere gemeenten’ (publicatie april 2021, themabijeenkomst 7 april 2021)
- Rekenkameronderzoek BsGW (publicatie juli 2021 besluitvormende raadsvergadering 29 september 2021)
- Stand van zaken toezeggingen wethouder A. Vervoort inzake ‘Opvolgingsonderzoek schuldhulpverlening in Venlo’ (besluitvormende raadsvergadering 22 december 2021)
Het eerder genoemde vastgestelde plan van aanpak per rekenkamercommissieonderzoek vormt de basis voor de rapportage in deze paragraaf. In het plan van aanpak is de stand van zaken van de interne doorwerking van de aanbevelingen verwerkt in een stoplichtenrapportage. De status groen geeft aan dat de aanbeveling is afgerond, oranje betekent dat de aanbeveling is opgepakt maar nog niet of nog niet geheel is afgerond. Een rode status geen aan nog niet opgepakt of nog niet afgerond.
Gezien de omvang van deze paragraaf is gekozen om de rapportage te beperken tot de stoplichtenrapportage per rekenkameronderzoek. Voor uitgebreide informatie over de rekenkamercommissieonderzoeken, wordt verwezen naar de rapporten op Rekenkamer | Gemeente Venlo .
1. Onderzoek 'Arbeidsmarktbeleid in Venlo - een analyse van de arbeidsmarkt, het gemeentelijk beleid en het instrumentarium'
Aanbevelingen | Uitgevoerde actie | Status | Toelichting | ||
|---|---|---|---|---|---|
1. | Zorg voor een integraal meerjarig beleidskader | Integraal beleidskader arbeidsmarkt ‘werken in Venlo’ | Afgerond | Juni 2021 vastgesteld in uw raad | |
2 | Zorg voor een meerjarige uitvoeringsagenda en consequente monitoring | Netwerkbijeenkomst in Q4 2021 met 60 stakeholders, Q4 2021 en Q1 2022 participatietraject stakeholders om te komen tot een nadere concretisering van adaptieve uitvoeringsagenda. | Aanbeveling loopt | Aanbeveling opgepakt, planning afronding Q2 | |
3 | Monitoring op basis van indicatoren | In Meetbaar Venlo zijn een aantal indicatoren bepaald die direct of indirect betrekking hebben op het arbeidsmarktbeleid van Venlo. Dit zijn:
Op basis hiervan kunnen ontwikkelingen van de | Juni 2021 vastgesteld in uw raad | ||
4 | Zorg voor informatie op maat voor een meer betrokken raad | Informatie aan uw raad volgt na afronding uitvoeringsagenda ‘Werken in Venlo’. | Nog niet opgepakt | Planning Q2 2022 | |
5 | Betrokkenheid raad bij de aanbevelingen 1, 2 en 3 | Betrokkenheid van uw raad bij de aanbevelingen 1, 2 en 3. | Afgerond | Juni 2021 vastgesteld in uw raad | |
2. Onderzoek ‘Nieuw woonbeleid in Venlo. Wat gaat goed, Wat kan beter?’
Aanbevelingen | Uitgevoerde actie | Status | Toelichting | ||
|---|---|---|---|---|---|
1 | Verbreed de woonvisie | In de nieuwe woonvisie die in september 2021 is vastgesteld is deze verbreding meegenomen. | Afgerond | Waar de vorige lokale woonvisie zich voor een belangrijk deel richtte op het sociale huursegment is in de nieuwe woonvisie de volle breedte opgezocht en ligt er een visie voor alle marktsegmenten. Hierbij is een sterke verbinding gemaakt met de verduurzamingsopgave en energietransitie. Tenslotte is ook wonen en zorg stevig gepositioneerd in de woonvisie. | |
2 | Formuleer duidelijke doelstellingen en keuzes in de woonvisie | In de nieuwe woonvisie die in september 2021 is vastgesteld is deze aanbeveling meegenomen. | Afgerond | In de nieuwe woonvisie zijn per hoofdthema doelstellingen geformuleerd langs de uitwerkingslijnen versnellen, verbinden, vernieuwen. In het uitvoeringsprogramma dat aan de woonvisie is gekoppeld, zijn de acties opgenomen die een bijdrage leveren aan de doelstellingen. | |
Aanbevelingen | Uitgevoerde actie | Status | Toelichting | ||
|---|---|---|---|---|---|
3 | Heroverweeg de relatie tussen de woonvisie en het uitvoerings-programma en geef de raad hierin zijn rol | Het uitvoeringsprogramma is gelijktijdig met de woonvisie opgesteld en ook door u vastgesteld. | Afgerond | In de vorige woonvisie waren visie en het uitvoeringsprogramma losgekoppeld. Het uitvoeringsprogramma was later opgesteld en door ons vastgesteld. In de nieuwe woonvisie zijn beide documenten in samenhang met elkaar opgesteld. Het uitvoeringsprogramma volgt nu logisch op de visie. In het uitvoeringsprogramma wordt concreet hoe de doelstellingen uit de visie worden bereikt. Daarnaast heeft de raad het uitvoeringsprogramma vastgesteld, dit heeft uw raad in positie gebracht om mee richting te geven aan het uitvoeringsprogramma. | |
4 | Koppel de doelstellingen systematisch aan de stadsdelen en dorpen | Onderdeel van de woonvisie is een bijlage waarin de opgaven per stadsdeel en kern inzichtelijk zijn gemaakt. | Afgerond | Per stadsdeel en kern is inzichtelijk gemaakt wat de opgaven zijn die daar spelen. Hierbij is de thema indeling uit de woonvisie doorgevoerd, zodat herkenbaar is welke opgaven en doelstellingen en opgaven specifiek in welk gebied de aandacht vragen. | |
Aanbevelingen | Uitgevoerde actie | Status | Toelichting | ||
|---|---|---|---|---|---|
5 | Overweeg om van woonbeleid een integraal gemeentelijk thema te maken | Wonen heeft een eigen programmalijn binnen het programma Leefbaar Venlo, hiermee wordt de integraliteit binnen het programma, maar ook met de andere programma’s geborgd. | Afgerond | Met de verbreding van de scope van de woonvisie wordt hier al voor een groot deel aan tegemoet gekomen. Binnen het programmatisch werken heeft wonen een eigen programmalijn, hiermee wordt het belang van wonen onderstreept, maar blijven ook de verbanden binnen en tussen de verschillende programma’s geborgd. Wonen is immers een integraal gemeentelijk thema. | |
6 | Neem de inhoud mee naar de regio | Deze aanbeveling is nog niet opgepakt, maar wordt gekoppeld aan het regionaal traject rondom een nieuwe regionale woonvisie. Dit zal naar verwachting in 2024 worden gestart. | Nog niet opgepakt | De huidige regionale woonvisie dateert uit 2020, in de aanloop naar een nieuwe regionale visie zal uw raad wederom betrokken worden bij de nieuwe regionale visie. Conform de aanbeveling zal dan ook aandacht zijn voor het eerst ophalen van de input van uw raad, voordat de stap naar de regio gemaakt wordt. | |
Aanbevelingen | Uitgevoerde actie | Status | Toelichting | ||
|---|---|---|---|---|---|
7 | Zoek als ‘lokale driehoek’ (college, woningcorporaties en huurdersbelangenvereniging (HBV)) in de prestatieafspraken meer de scherpte en ‘onderhandeling’ op. | De activiteitenplannen/ volkshuisvestelijke biedingen van de corporaties voor het jaar 2022 verschillen inhoudelijk van kwaliteit. Binnen de prestatieafsprakencyclus zijn deze biedingen nader geconcretiseerd en geprioriteerd. Het resultaat hiervan zijn de prestatieafspraken 2022. | Afgerond | De opzet van de prestatieafspraken is aangepast waardoor de scherpte in de onderhandeling van de lokale driehoek opgezocht kon worden. De prestatieafspraken bestaan nu uit het volgende kader: | |
8 | Overweeg samen met woningcorporaties en HBV te kiezen voor meerjarige presentatieafspraken | Voor de periode vanaf 2023 zal gewerkt worden met meerjarige prestatieafspraken. | Afgerond | Samen met de partners (woningcorpo-raties en de huurdersbelangenverenging) is besloten om te gaan werken met meerjarige prestatieafspraken. Hierbij is geconstateerd dat 2022 een overgangsjaar vormt. In 2021 zijn nog afspraken gemaakt voor 1 jaar (2022). In 2022 worden meerjarige afspraken gemaakt voor de periode 2023 - 2026. | |
9 | Overleg met de HBV hoe zij in hun (wettelijke) rol kan worden gefaciliteerd | Binnen de lokale driehoek is gesproken over de rol van de HBV. De HBV is hierbij concreet gevraagd op welk vlak ze ondersteuning nodig hebben. Opgemerkt werd dat om extra activiteiten op te kunnen pakken de HBV financieel een steuntje in de rug kan gebruiken. Dit actiepunt is opgenomen in de prestatieafspraken 2022. | Aanbeveling loopt | In Q1 2022 formuleert de gemeente met de HBV welke activiteiten ze aanvullend willen uitvoeren en welke kosten hierbij komen kijken. Deze middelen worden in de Begroting 2023 gevraagd. | |
Aanbevelingen | Uitgevoerde actie | Status | Toelichting | ||
10 | Stel een openbare monitor van het woonbeleid op | Er is een projectgroep ingesteld om de monitor op te zetten. | Aanbeveling loopt | Er is een projectgroep ingesteld om de monitor op te zetten. Hierbij wordt in de eerste plaats ingezet op het inzichtelijk maken van het woningbouwprogramma en de woningbouwproductie. Later worden ook andere elementen uit de woonvisie meegenomen in de monitor en wordt gekeken welke elementen uit de prestatieafspraken inzichtelijk gemaakt kunnen worden in een monitor. Zo wordt het inzicht van de raad in het verloop van de prestatieafspraken ook vergroot. | |
11 | Informeer de gemeenteraad over de (al dan niet) geboekte resultaten van de prestatieafspraken tegelijk met het toezenden van de nieuwe overeenkomst | Ambtelijk zijn de prestatieafspraken 2021 geëvalueerd. Deze evaluatie wordt middels een raadsinformatiebrief in Q1 2022 met u gedeeld. | Aanbeveling loopt | Het tijdstip tegelijk met de nieuwe prestatieafspraken is niet logisch. Het lopende jaar van de prestatieafspraken is dan immers nog niet afgerond. Er is voor gekozen om u zo snel mogelijk te informeren, namelijk in Q1 van 2022. De evaluatie kan zo ook dienen als input bij de jaarlijkse informele themabijeenkomst tussen raadsleden en corporaties. | |
12 | Richt een online dossier in over woonbeleid | Er is een online dossier ingericht over het woonbeleid. | Afgerond | Er is een online dossier ingericht over het woonbeleid. Dit is te raadplegen via: https://www.venlo.nl/woonbeleid | |
3. Rekenkamerbrief ‘Onderzoek naar meldingen openbare ruimte (MOR): Venlo vergeleken met andere gemeenten’
Aanbevelingen | Uitgevoerde actie | Status | Toelichting | ||
|---|---|---|---|---|---|
1 | De raad informeren over de voortgang van het verbeterproces. | In januari heeft uw raad een raadsinformatiebrief ontvangen over de status van het project. | Aanbeveling loopt | Na oplevering van het project (eind mei 2022) zal wederom een update worden gegeven van de voortgang van het verbeterproces rondom de MOR. | |
2 | Het analyseren van meldingen ten behoeve van onderbouwing beleid en beheer openbare ruimte en andere gemeentelijke plannen zoals wijkplannen. | We analyseren het huidige proces van de MOR, we leggen de deelprocessen vast in processchema’s en inventariseren en analyseren mogelijke kwetsbaarheden en kijken daarbij welke verbeteringen kunnen worden doorgevoerd. | Afgerond | Er is een projectgroep, o.l.v. een projectleider, gestart die de MOR onder handen gaat nemen. Die gaat een verbeterproces inzetten, met als doel om het werkproces van de MOR te actualiseren en het zo efficiënt en doelgericht mogelijk in te richten. Een belangrijk onderdeel van de opdracht is het zoeken en aanschaffen van een nieuw registratiesysteem. | |
3 | Aanschaf van een nieuwe taak specifieke applicatie voor de registratie van de MOR melding. | De inventarisatie heeft tot adviezen geleid voor de aanbesteding van een nieuw registratiesysteem. Op basis van een Programma van eisen is de taak specifieke applicatie Melddesk aangekocht. De applicatie heeft naast een cliënt omgeving ook een app zodat medewerkers buiten direct een melding op telefoon kunnen afhandelen. Op dit moment wordt gewerkt aan de implementatie van de nieuwe applicatie. | Aanbeveling loopt | Met behulp van workshops worden de gewenst proces optimalisaties kenbaar gemaakt door de verschillende vakteams. De geoptimaliseerde werkwijzen worden vastgelegd in de huidige processchema’s. 1 juni 2022 zal de nieuwe applicatie live gaan. | |
4 | Betere communicatie en terugkoppeling naar melder. | Melddesk biedt medewerkers meer comfort om een ‘standaard’ antwoord richting de burger te zenden. | Aanbeveling loopt | Middels gebruikerscursussen worden medewerkers getraind om middels de nieuwe applicatie te gaan werken. Training vindt plaats in mei 2022. | |
Aanbevelingen | Uitgevoerde actie | Status | Toelichting | ||
|---|---|---|---|---|---|
5 | Nog meer tijdigheid in afhandeling meldingen. | Door te werken met normtijden per subcategorie type meldingen zal de tijdigheid in afhandeling verbetert worden. Medewerkers krijgt pop-up meldingen van meldingen die de normtijden dreigen te overschrijden. | Aanbeveling loopt | Het uitdraaien van managementrapportages is gestandaardiseerd in melddesk. Het overschrijden van normtijden kan in de managementrapportages maandelijks worden gerapporteerd. Teamleiders kunnen hier actief op sturen. | |
6 | Een efficiëntere werkwijze. | Na livegang van de digitale modules op 1 juni 2022 zal de burger via Venlo-online en op social media actief worden geïnformeerd. Met een filmpje en screenshots tonen we hoe eenvoudig het is om een melding te doen via de beschikbare kanalen. | Aanbeveling loopt | Zowel medewerking van de Burger als discipline van de medewerkers is geboden om de nieuwe werkwijzen te laten slagen. | |
4. Rekenkameronderzoek BsGW
De rekenkamercommissie heeft, in samenwerking met 11 rekenkamercommissies, onderzoek uitgevoerd naar de gemeenschappelijke regeling Belastingsamenwerking Gemeenten en Waterschap (BsGW). Aanleiding voor dit onderzoek was de behoefte om meer inzicht en (financiële) grip te krijgen te krijgen op deze gemeenschappelijke regeling.
Dit onderzoek heeft geresulteerd in zeven aanbevelingen, waarvan er één gericht aan het betrekken van het college, te weten:
- Agendeer op korte termijn in het AB een bespreking over de samenwerking tussen DB en AB, met als doel om te komen tot afspraken ter verbetering van het samenspel. Rapporteer hierover aan de gemeenteraden.
Over de voortgang hiervan wordt het volgende gemeld. Binnen het dagelijks bestuur van BsGW is een portefeuilleverdeling gemaakt waarbij iedere dagelijks bestuurslid is verbonden aan een specifiek onderwerp. De afgevaardigde van de gemeente Venlo is hierbij gelieerd aan de opvolging van de aanbevelingen van het rekenkameronderzoek. De wethouder van Venlo kan, middels de vorenstaande genoemde portefeuilleverdeling, er voor zorgen dat dit onderwerp op de agenda blijft en voldoende aandacht blijft behouden
In Q2 2022 wordt u geïnformeerd over de voortgang van de opvolging van alle aanbevelingen middels een raadsinformatiebrief.
5. Stand van zaken toezeggingen wethouder A. Vervoort inzake ‘Opvolgingsonderzoek schuldhulpverlening in Venlo’
In december 2019 presenteerde de Rekenkamer Venlo haar rapport over schuldhulpverlening in Venlo aan uw raad. In de zomer van 2021, ruim anderhalf jaar na het verschijnen van het oorspronkelijke rapport, heeft de rekenkamer opnieuw naar de schuldhulpverlening gekeken met een zogenaamd opvolgingsonderzoek. In dit opvolgingsonderzoek is onderzocht hoe de door u vastgestelde aanbevelingen van het onderzoek van de rekenkamer zijn uitgevoerd. De analyse van de wijze waarop wij de aanbevelingen hebben uitgevoerd, levert een gemengd beeld op. Geconstateerd wordt dat er op allerlei manieren en plekken in de organisatie hard is gewerkt aan de uitvoering van de 18 aanbevelingen. Er was heel veel te doen en te verbeteren, met een beperkte (ambtelijke) capaciteit.
In de raadsvergadering van 8 en 22 december jl. is met u gesproken over de uitkomsten van het vervolgonderzoek en over het feit dat niet alle aanbevelingen (voldoende) zijn opgepakt. Door ons is toegezegd om uw raad middels rapportages regelmatig over de voortgang van het volledige en integrale armoede- en schuldhulpverleningsbeleid te informeren, zodat wij in staat zijn om aan te geven waar men staat in het verbeterproces en ook om uw raad in staat te stellen haar controlerende taak zo optimaal mogelijk uit te oefenen. Dit zal geborgd worden in de P&C -cyclus, maar u zal ook via separate rapportages worden geïnformeerd. In dat kader zal er in maart een eerste rapportage aan u worden voorgelegd, waarin per aanbeveling wordt aangegeven wat de stand van zaken is en hoe de aanbevelingen verder worden opgepakt. Dit zal gedaan worden middels een stappenplan, waar ook een prioritering in zal worden gemaakt voor de aanbevelingen die nog nadrukkelijk aandacht behoeven. Deze rapportage zal in april in een themasessie nader worden toegelicht. Tot slot zal er als de auditcommissie dit verzoekt, een voorstel gedaan worden voor aanvullende indicatoren.